Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Tavme Rixa sp. z o.o., prowadząca działalność eventową pod marką NOC / EVENT, z siedzibą w Warszawie (dalej: „Administrator”, „my”). Administrator odpowiada za zapewnienie zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją eventów firmowych, integracji, Casino Night, poker eventów, wieczorów tematycznych oraz obsługą zapytań przesyłanych przez stronę internetową.
Kontakt do Administratora
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych mogą się Państwo skontaktować z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected] lub tradycyjnie pocztą, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” na adres siedziby Administratora.
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych na każdym etapie współpracy – od briefu i koncepcji eventu, przez obsługę zaproszeń i list gości, aż po rozliczenie projektu.
Zakres i cel przetwarzania danych
Zakres przetwarzania danych osobowych zależy od celu, w jakim kontaktują się Państwo z Tavme Rixa oraz z jakich funkcji serwisu https://tavmerixa.com korzystają Państwo jako użytkownik, klient, partner biznesowy lub kandydat do pracy.
Dane z formularza kontaktowego (Contact Us)
Podczas wysyłania zapytania dotyczącego organizacji eventu firmowego, Casino Night, poker eventu, integracji zespołu czy prywatnej imprezy, możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko oraz dane reprezentowanego podmiotu (firma, dział, zespół),
- dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
- treść zapytania, w tym informacje o planowanym wydarzeniu (typ eventu, liczba gości, lokalizacja, Termin),
- ewentualne dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie przez użytkownika.
Celem przetwarzania tych danych jest przygotowanie odpowiedzi, przedstawienie oferty organizacji eventu, doradztwo w zakresie koncepcji wydarzenia oraz utrzymanie komunikacji związanej z procesem ofertowym.
Dane kandydatów do pracy (Careers)
W przypadku zgłoszeń do pracy lub współpracy przy realizacji eventów (np. obsługa stołów pokerowych, ruletki, blackjacka, scenografia eventowa, produkcja techniczna) przetwarzamy dane zawarte w przesłanych dokumentach rekrutacyjnych, w szczególności:
- imię i nazwisko, dane kontaktowe,
- informacje o doświadczeniu zawodowym i wykształceniu,
- dodatkowe dane przekazane z własnej inicjatywy w CV, portfolio lub formularzu.
Celem przetwarzania jest prowadzenie procesów rekrutacyjnych oraz budowanie bazy specjalistów współpracujących przy eventach offline, w tym projektach Casino Experience i wieczorach tematycznych.
Dane kontrahentów, klientów i gości eventów
W ramach realizacji eventu firmowego, integracji czy poker eventu możemy przetwarzać dane:
- osób kontaktowych po stronie klienta (organizatorzy wewnętrzni),
- uczestników wydarzenia (np. listy gości, listy uczestników turnieju Texas Hold’em w ramach offline poker eventu),
- partnerów i dostawców usług (m.in. venue, catering, technika sceniczna).
Celem przetwarzania jest prawidłowe przygotowanie, koordynacja i realizacja eventu, zapewnienie bezpieczeństwa uczestników, a także rozliczenie projektu i dochodzenie ewentualnych roszczeń.
Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony
Podczas korzystania z serwisu mogą być zbierane dane o charakterze technicznym, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookie, dane o urządzeniu i przeglądarce, statystyki oglądalności podstron (np. Oferta, Casino, Poker, Roulette, Blackjack, Realizacje, Scenografia, Inspiracje). Dane te wykorzystywane są:
- do zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu,
- do analityki ruchu na stronie i optymalizacji doświadczenia użytkownika,
- do budowania statystyk zainteresowania poszczególnymi typami eventów (np. team building, wieczór tematyczny, poker event, Casino Night).
Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzając dane osobowe, stosujemy przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Realizacja umowy lub działań przed zawarciem umowy
W przypadku, gdy kontaktują się Państwo z nami w celu organizacji eventu (np. event firmowy, integracja, Casino Night, poker event, prywatne przyjęcie), podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Zgoda użytkownika
W przypadku prowadzenia komunikacji marketingowej drogą elektroniczną (np. newsletter, informacje o nowych inspiracjach eventowych, case studies z realizacji offline poker eventów i Casino Experience), podstawą prawną przetwarzania jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Uzasadniony interes Administratora
Niektóre dane mogą być przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. w celu:
- ochrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń,
- zapewnienia bezpieczeństwa eventów i infrastruktury technicznej (w tym stołów pokerowych, ruletki, blackjacka jako elementów scenografii),
- prowadzenia podstawowej analityki i statystyk dotyczących korzystania ze strony internetowej.
Obowiązki prawne Administratora
W niektórych przypadkach przetwarzanie danych wynika z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej związanej z realizacją projektów eventowych.
Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO. Dbamy o to, aby korzystanie z tych praw było możliwie proste, niezależnie od tego, czy są Państwo klientem korporacyjnym, uczestnikiem eventu, partnerem czy kandydatem do pracy.
Dostęp do danych i kopia danych
Mają Państwo prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy dane osobowe, a jeśli tak – dostęp do tych danych oraz kopię danych, które Państwa dotyczą.
Sprostowanie danych
Jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne (np. dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za integrację zespołu czy wieczór firmowy), mogą Państwo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”)
W określonych sytuacjach mogą Państwo żądać usunięcia danych, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub sprzeciwili się Państwo przetwarzaniu i nie występują nadrzędne podstawy do dalszego przetwarzania.
Ograniczenie przetwarzania
Mogą Państwo domagać się ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu.
Prawo do sprzeciwu
W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora mają Państwo prawo wnieść sprzeciw – szczególnie, gdy dotyczy to przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego lub profilowania związanego z organizacją eventów.
Przenoszenie danych
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, mogą Państwo zażądać otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie lub przekazania ich innemu administratorowi.
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt zgodnie z sekcją „Kontakt w sprawie prywatności”. Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie uprawnionym odbiorcom, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Partnerzy technologiczni i dostawcy usług IT
Przekazujemy dane podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu internetowego, narzędzi analitycznych oraz systemów komunikacji elektronicznej (np. systemy e-mail, formularze kontaktu). Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i zgodnie z naszymi instrukcjami.
Partnerzy wspierający organizację eventów
W zakresie niezbędnym do realizacji eventu dane mogą być przekazane partnerom uczestniczącym w produkcji wydarzenia, np. operatorom obiektów eventowych, firmom cateringowym, dostawcom scenografii, techniki scenicznej, a także zespołom odpowiedzialnym za obsługę stref typu poker tables, roulette, blackjack czy card lounge. Przekazanie danych dotyczy zazwyczaj list gości, danych kontaktowych koordynatorów i niezbędnych danych logistycznych.
Doradcy prawni i księgowi
W razie potrzeby dane mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi prawne, podatkowe lub księgowe – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług i ochrony naszych praw.
Organy publiczne
W uzasadnionych przypadkach oraz wyłącznie na podstawie odpowiednich przepisów prawa dane mogą być przekazywane organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania (np. sądom, organom ścigania lub organom nadzoru).
Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli jednak w ramach korzystania z niektórych narzędzi technologicznych (np. systemów analitycznych, narzędzi komunikacji online, usług w chmurze) dojdzie do przekazania danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych.
- W szczególności możemy korzystać z rozwiązań dostawców, którzy zapewniają mechanizmy zgodne z RODO, takie jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską lub inne instrumenty prawne przewidziane przepisami prawa.
- W każdej sytuacji przekazania danych poza EOG dbamy, aby poziom ochrony praw osób, których dane dotyczą, był zasadniczo równoważny standardom obowiązującym w UE.
Informacja o faktycznym przekazaniu danych poza EOG oraz zastosowanych zabezpieczeniach może zostać udostępniona na Państwa żądanie za pośrednictwem kanałów kontaktowych wskazanych w niniejszej polityce.
Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów prawnych lub uzasadnionego interesu Administratora.
Dane związane z organizacją eventów
Dane klientów, partnerów i uczestników eventów przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji umowy, rozliczenia projektu oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego.
Dane rekrutacyjne
Dane kandydatów do pracy przechowywane są przez czas trwania danego procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści zgody lub do jej wycofania.
Dane marketingowe
Dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych (np. informacje o inspiracjach eventowych, top 10 pomysłach na Casino Night czy poker event) są przechowywane do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
Dane techniczne i analityczne
Dane związane z logami systemowymi i podstawową analityką ruchu na stronie przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz sporządzenia zbiorczych statystyk, zgodnie z okresami retencji stosowanymi przez dostawców narzędzi.
Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych osobowych traktujemy jako integralną część procesu produkcji eventów – podobnie jak projekt scenografii, plan techniczny czy diagram „Jak powstaje event?”. Wdrażamy środki organizacyjne i techniczne, które mają na celu ograniczenie ryzyka nieuprawnionego dostępu, utraty czy ujawnienia danych.
Warstwy zabezpieczeń
Proces · Infrastruktura · Ludzie
RODO · bezpieczeństwo informacji
Środki techniczne
Korzystamy z zabezpieczonych połączeń szyfrowanych (SSL/TLS), kontroli dostępu do systemów, regularnych aktualizacji oprogramowania oraz kopii zapasowych.
Środki organizacyjne
Szkolimy zespół w zakresie ochrony danych, stosujemy polityki haseł, nadawania uprawnień oraz zasady minimalizacji danych w procesach eventowych.
Wybór podwykonawców
Współpracujemy z partnerami, którzy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji i zawieramy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest to wymagane.
Minimalizacja danych
Gromadzimy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu, np. organizacji eventu, rekrutacji czy komunikacji marketingowej.
Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące sposobu, w jaki Tavme Rixa przetwarza dane osobowe w związku z organizacją eventów firmowych, integracji, wieczorów tematycznych, Casino Night, poker eventów czy innych usług, zachęcamy do kontaktu z nami.
Niniejsza Polityka prywatności ma charakter informacyjny i może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem usług agencji NOC / EVENT oraz wdrażaniem nowych rozwiązań technologicznych na stronie https://tavmerixa.com. Zawsze aktualna wersja dokumentu jest dostępna na tej podstronie.